업체를 고르기 전에 사무소 안에서 정할 것
사이트 제작을 맡길 업체를 비교하기 시작하면 제안서의 화려한 항목에 마음이 쏠리기 쉽습니다. 그러나 외주의 품질은 맡기는 쪽이 얼마나 정리된 자료를 건네는지에도 크게 좌우됩니다. 사무소가 어떤 분야를 실제로 상담하는지, 상담은 어떤 방식으로 이루어지는지, 누가 글의 내용을 최종 승인하는지가 정해져 있지 않으면 어떤 업체를 선택해도 같은 지점에서 일이 멈춥니다. 비교를 시작하기 전에 사무소 내부에서 먼저 답해 두어야 할 질문을 정리해 보면 제안서를 읽는 눈도 한결 분명해집니다.
상담 분야를 사건 유형별로 적어 둡니다
가장 먼저 필요한 자료는 다루는 분야의 목록입니다. 형사, 민사, 가사처럼 큰 갈래만 적지 말고 실제로 상담을 받는 유형과 받지 않는 유형을 나누어 적습니다. 사건마다 방문자가 묻는 질문이 다르기 때문에, 이 목록이 곧 사이트 구조의 뼈대가 됩니다. 다루지 않는 분야가 목록에서 빠져 있어야 광고 문구나 검색 글이 엉뚱한 문의를 끌어오는 일도 줄어듭니다. 상담 장소와 방문 전 연락 방법, 상담 전에 준비하면 좋은 서류의 종류도 함께 적어 두면 안내 글의 재료가 됩니다.
법률 내용을 확인할 사람과 기준일을 정합니다
업체가 쓴 초안은 법률 전문가의 눈을 거쳐야 합니다. 누가 어느 단계에서 확인하는지, 수정 요청은 어떤 경로로 전달하는지를 미리 정해 둡니다. 절차나 기한을 설명하는 글에는 참고한 법령이나 문서가 무엇인지, 어느 시점을 기준으로 확인했는지가 남아야 나중에 개정이 있을 때 고칠 대상을 찾을 수 있습니다. 일반적인 절차의 설명과 개별 사건에 대한 판단은 섞이지 않게 하고, 사이트에 실리는 문장은 후자를 대신하지 않는다는 점을 분명히 합니다. 경력이나 처리 결과를 적을 때는 사무소가 직접 확인한 사실만 쓰도록 합니다.
계정과 권한은 처음부터 사무소 명의로 만듭니다
도메인, 호스팅, 관리자 계정, 분석 도구 같은 자산은 업체가 편의상 자기 명의로 만들어 주겠다고 제안하는 경우가 있습니다. 시작은 편하지만 계약이 끝날 때 넘겨받는 과정이 복잡해질 수 있습니다. 가능하다면 사무소 명의로 생성하고 업체에는 필요한 권한만 부여하는 방식이 안전합니다. 제작된 글과 이미지의 저작권이 누구에게 귀속되는지, 계약이 끝난 뒤에도 게시물을 계속 사용할 수 있는지도 문서로 확인합니다. 비밀번호를 메신저나 메일로 평문 전달하지 않고 정해진 권한 이전 절차를 따르는 습관도 필요합니다.
수정과 갱신이 필요한 정보를 목록으로 만듭니다
주소와 전화번호, 상담 시간, 담당 분야는 언제든 바뀔 수 있습니다. 어떤 정보가 어느 페이지와 어느 채널에 들어가 있는지 목록으로 만들어 두면 변경이 생겼을 때 한꺼번에 고칠 수 있습니다. 변경을 요청한 뒤 반영되기까지의 기한, 반영 후 누가 화면을 확인하는지도 업체와 합의해 둡니다. 이 목록이 없으면 일부 채널에 이전 정보가 남아 방문자가 잘못된 번호로 연락하는 일이 생깁니다.
문의 처리 방식도 함께 설계합니다
사이트가 열리면 문의가 들어오고, 그 문의는 사무소가 받습니다. 온라인 양식으로 받는 정보의 범위를 최소한으로 정하고, 사건의 구체적인 내용을 처음부터 적게 하지 않는 편이 안전합니다. 접수된 문의를 누가 언제 확인하는지, 상담이 어려운 분야의 문의에는 어떻게 답하는지도 정해 둡니다. 이런 내부 준비가 갖춰져 있으면 업체와의 협업이 훨씬 수월해지고, 사이트도 방문자에게 정확한 정보를 전달하는 안내 창구로 자리를 잡아 갑니다. 법률 문제는 개별 사정에 따라 판단이 달라지므로 사이트의 설명은 일반 정보임을 분명히 두는 것이 바람직합니다.
시작 전 점검표로 정리하면 좋은 항목
위에서 살핀 내용을 한 장의 점검표로 묶어 두면 업체와의 첫 회의가 훨씬 간결해집니다. 항목은 상담 분야와 비상담 분야, 글의 검토 담당자와 승인 순서, 계정 명의와 권한 범위, 갱신이 필요한 정보 목록, 문의 접수와 응대 방식으로 나누면 충분합니다. 각 항목 옆에 현재 상태와 담당자, 확인 날짜를 적어 두면 진행 중에 무엇이 비어 있는지 한눈에 보입니다. 점검표는 한 번 쓰고 보관하는 문서가 아니라 사무소의 상황이 바뀔 때마다 고쳐 쓰는 문서로 두어야 하며, 업체가 바뀌더라도 그대로 넘겨 줄 수 있어 인수인계 부담도 줄어듭니다.